Vie Pratique

Automatiser le traitement des factures fournisseurs : pourquoi est-ce la solution pour gagner en efficacité ?

Que ce soit une petite ou moyenne entreprise, elle doit obligatoirement faire face quotidiennement au traitement de données en interne. Allant des processus de transfert au paiement des factures fournisseur en passant par la gestion des factures clients, ce sont des tâches dont le traitement manuel s’avère difficile.

Heureusement que de nos jours, il est possible de s’appuyer sur des solutions automatisées fiables. Grâce au développement de la technologie, il est possible de simplifier le traitement de la facturation et de réduire les erreurs issues des interventions manuelles. Voici les avantages que confère l’automatisation des factures fournisseurs.

Quels sont les problèmes rencontrés dans le traitement manuel des factures fournisseurs ?


De nos jours, le traitement manuel des factures fournisseurs pose assez de problèmes aux entreprises. Les plus pertinents sont :

  • La difficulté de recevoir et de classer les factures qui sont éditées dans différents formats (e-mail, courrier, fax, EDI…) et qui proviennent de différents fournisseurs ;
  • La difficulté de saisir les données et les erreurs relatives à la saisie manuelle des données dans les systèmes de comptabilité et processus ;
  • La prorogation des délais d’approbation qui a pour cause l’acheminement manuel des documents devant être signés et aux procédures de signature ;
  • Le retard accusé dans le paiement qui entraîne une impossibilité de bénéficier des avantages financiers liés aux échéances ;
  • La perte ou l’endommagement des documents pouvant résulter d’un mauvais acheminement ou classement des factures.

Pourquoi opter pour l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs ?

Au vu de tous les problèmes que rencontrent les entreprises lors du traitement manuel des factures fournisseurs, l’automatisation des factures constitue une solution efficace. Elle consiste à mettre en place un logiciel de comptabilité comme Freedz pour traiter de façon électronique les factures fournisseurs dans l’ensemble de votre entreprise. Contrairement à la gestion manuelle, la gestion automatisée des factures fournisseurs est moins onéreuse et garantit un retour sur investissement.

Cette solution permet de :

  • Effectuer des saisies de factures de façon rapide et précise ;
  • Prioriser les meilleurs fournisseurs ;
  • Traiter les factures en fonction des montants ou des fournisseurs ;
  • Déterminer à quel niveau les factures se situent dans le processus d’approbation ;
  • Avoir un accès immédiat aux documents importants ;
  • Payer les fournisseurs dans les délais réglementaires ;
  • Effectuer l’identification et la résolution des litiges ;
  • Répondre instantanément aux requêtes des fournisseurs ;
  • Réduire le temps de traitement ;
  • Améliorer la traçabilité de votre trésorerie ;
  • Générer d’importants gains de productivité ;
  • Réduire les intérêts de retard ;
  • Négocier des remises pour paiement anticipé.

Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs ?

Comment automatiser le traitement des factures fournisseurs ?


L’automatisation des factures fournisseurs se fait en plusieurs étapes. Elle ne diffère pas d’une entreprise à une autre.

Identifier les failles dans le processus existant

Avant tout, il faut procéder à l’identification des différents problèmes rencontrés (énumérés déjà un peu plus haut) en traitant de façon manuelle les factures fournisseurs.

Passer à la facture dématérialisée

Dématérialiser une facture consiste à remplacer de façon partielle ou totale le processus manuel par le traitement automatisé. D’ici 2023, elle s’appliquera à l’ensemble des entreprises B2B.

Centraliser ses factures

La centralisation des factures fournisseurs vous permet de garder en permanence une visibilité optimale sur les flux de trésorerie.

Mettre en place un workflow de validation infaillible

Ici, vous devez vous assurer que la solution automatisée de gestion des factures fournisseurs correspond à votre secteur d’activité ou à la taille de votre entreprise.

Assurer le suivi des documents

C’est la dernière étape dans l’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Le suivi offre une visibilité à chaque étape du processus.

Laisser un commentaire

Noter *
Ce champs est réquis

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Champs invalide

Champs invalide

Champs invalide