Vie Pratique

Dématérialisation des factures : facilité d’usage

Avec la numérisation de notre monde, de nouveaux procédés de paiement sont devenus viraux, aujourd’hui vous pouvez payer pour n’importe quoi via votre carte de crédit en payant sur internet même pour les factures.

Économisez  les coûts supplémentaires ainsi que la perte de temps  et simplifiez vos processus avec l’automatisation et la dématérialisation des factures.

Avec cette méthode la dématérialisation permet de délivrer automatiquement par email, vos factures, signées électroniquement, ce qui rend la tâche plus facile et plus sûre avec moins de temps et de paperasse.

La facture électronique bénéficie d’un environnement réglementaire favorable, La facture est un document particulier, porteur d’éléments de référence en matière de droit commercial et fiscal. A ce titre

Elles doivent être produites en double exemplaire dans la plupart des cas mais aujourd’hui, il est de plus en plus courant de payer en ligne.

La facturation électronique n’est pas nouvelle. Dans le secteur de la fabrication et de la distribution, par exemple, l’utilisation des sites d’achat en ligne existe depuis près de deux décennies. Cependant, le processus était limité aux organisations qui avaient une relation d’approvisionnement bien structurée, où des avantages à long terme étaient obtenus.

Auparavant il y avait Un approvisionnement en papier bien structuré, où les avantages à long terme étaient obtenus après un effort de configuration complexe.

Avec les Échanges des documents électroniques. Le facteur déterminant n’est pas l’excellence opérationnelle en matière de logistique, mais l’efficacité des processus financiers et la réduction des coûts.

L’accent est mis sur l’efficacité des processus financiers et la réduction des coûts.

Avantages de la dématérialisation des factures

En livrant vos factures sous format électronique, vous bénéficiez des avantages suivants :

Economies immédiates : la dématérialisation de documents et factures permet moins de frais pour les papiers, de timbres et les fournitures d’impression, disparition de la plupart des frais de stockage de papier.

Efficacité accrue du processus : gains de productivité grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée tout au long du processus.

Paiements plus fluide : réduction des cycles de paiement, diminution du temps de traitement des factures.

Suivi du statut de chaque facture : utilisant les réseaux la traçabilité et de la fiabilité des documents échangés sont mieux suivis en supprimant les tâches manuelles.

Respect de l’environnement : diminution considérable de la consommation de papier, ce qui représente un avantage écologique important.

Ajoutez à cela la Possibilité d’effectuer des transactions à l’échelle internationale, le monde entier et accessible avec un clic.

Le programme de livraison des factures signées électroniquement est conforme aux normes et répond aux exigences de l’article 289-V du Code Général des Impôts français.

Livraison automatique des factures

La solution de livraison automatique des factures par courrier est totalement intégrée au logiciel de gestion commerciale.

Dès qu’elle est validée, la facture est automatiquement envoyée aux clients qui ont accepté la réception de l’email.

L’email envoyé est stocké dans le dossier client.

La facture PDF, signée électroniquement, peut également être transférée sur votre espace client, de façon à ce que le client puissent la télécharger et ou l’imprimer si besoin.

Signature électronique et horodatage des factures

Une signature électronique dans le bas d’une facture PDF est extrêmement sécurisée et elle permet de garantir l’identité et l’unicité du signataire. De cette manière l’horodatage électronique permet de garantir l’intégrité du fichier et d’y indiquer une heure et une date exacte donc dignes de confiance et cote légale c’est légitimement acceptée. Ces deux fonctionnalités sont disponibles dans la dématérialisation permettant à la facture d’être utilisée comme un reçu fiscal.

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